administrasi pelaksanaan konstruksi

ADMINISTRASI PELAKSANAAN KONSTRUKSI

Pelaksaan konstruksi di mulai dari tandatanga kontrak hingga serah trima sementara pekerjaan.

Berikut merupakan pedoman dalam melaksanakan proyek konstruksi.

Pedoman  tersebut Berfungsi sebagai :

1.       Pedoman administrasi maupun teknis bagi penyedia jasa dalam menawal pelaksanaan pekerjaan proyek.

2.       Rambu-rambu dalam melaksanakaan proyek agar dapat menghasilkan produk terbaik dengan kualitas sesuai spsifikasi dan waktu pengerjaan yang cepat

Administrasi Pelaksanaan Proyek terdiri dari:

1. Preconstruction Meeting (PCM) atau Kick Off Meeting.

2. Request

3. Rapat Lapangan (Site Meeting).

4. Laporan Kemajuan Pekerjaan (LKP)

5. Mutual Check Nol (MC-O)

6. Perhitungan Pekerjaan Tambah Kurang (Contract Change Order, CCO)

7. Addendum dan Amandemen Kontrak

8. Show Cause Meeting (SCM)

9. Berita Acara Pemeriksaan Pekerjaan

10.Berita Acara Serah Terima Pertama Pekerjaan / PHO

11.Berita Acara Pemeriksaan Akhir Pekerjaan

12.Berita Acara Penyerahan II (Dua) Pekerjaan/ Final Hand Over (FHO)

13.Dokumentasi Pelaksanaan (0%, 25%, 50% dan 100%).

14.As Built Drawing

15.Final Quantity (Laporan Akhir)

Salah satu administrasi pelaksanaan proyek yang penting adalah pembuatan laporan berkala, yang merupakan alat komunikasi resmi untuk menyatakan menyampaikan segala sesuatu yang berhubungan dengan penyelengaraan proyek. Tujuan dari pembuatan laporan berkala adalah membantu semua pihak dalam upaya memantau dan mengendalikan secara terus menerus dan berkesinambungan atas berbagai aspek penyelenggaraan proyek sampai dengan saat pelaporan. Laporan berkala dibuat oleh kontraktor, disetujui oleh konsultan pengawas atau MK. Laporan berkala digunakan pihak kontraktor sebagai bahan utama dalam rapat intern kontraktor maupun rapat koordinasi dengan semua pihak yang terlibat dalam proyek. Laporan berkala tersebut antara lain buku harian, laporan harian, laporan mingguan dan laporan bulanan.

kontrak kontruksi

Kontrak kerja konstruksi adalah keseluruhan dokumen yang mengatur hubungan hukum antara pengguna jasa dan penyedia jasa dalam penyelenggaraan pekerjaan konstruksi. (Pasal 1 UU No. 18/1999)

Tujuan utama dibuatnya kontrak adalah agar kesepakatan yang dibuat ke-2 belah pihak saling mengikat secara hukum (legally biding).

konsep kewajiban berkontrak (concept of duty) yg terdiri dari :

a. Kewajiban kontraktual

b. Kewajiban sesuai perundang-undangan (statutory)

c. Kewajiban yang berkaitan dengan perbuatan melawan hukum (tort)

Peranan Kontrak konstruksi

1.       Membuat sebuah hubungan yang berkekuatan hukum(legal relationship)

2. Mendistribusikan risiko

3. Menyatakan semua hak, kewajiban, dan tanggungjawab dari para pihak

4. Menyatakan semua peristiwa : kondisi-kondisi dan prosedur berkontrak.

Jenis Kontrak Konstruksi

·         Hal yang menjadi pertimbangan dalam memilih kontrak konstruksi adalah jenis kontrak yg akan diterapkan.

·         Yang perlu dipertimbangkan dalam memilih jenis kontrak konstruksi :

a. kompleksitas dan keunikan proyek

b. Kemampuan pemilik proyek untuk mengelola desain dan kontruksi

c. Toleransi pemilik proyek atas risiko

d. Ketersediaan sumberdaya dan supplier

e. Kemampuan pemilik proyek untuk mengendalikan proyek

f. Kemampuan pemeilik proyek untuk menyeleksi kontraktor

g. Kemungkinan terjadinya perubahan dan keterlambatan pekerjaan

h. Durasi total waktu pekerjaan yang dibutuhkan

i. Kondisi keuangan pemilik proyek

Jenis Kontrak yg terlibat dalam industri konstruksi

·         Kontrak konstruksi / surat perjanjian pelaksanaan pekerjaan

·         Kontrak pengadaan, yaitu kontrak yang hanya membahas aspek pengadaan barang

·         Kontrak agensi yaitu kontrak penyediaan jasa (contohnya kontrak antara pemilik   proyek dan konsultan).

·         Kontrak terkait jaminan dan asuransi (contract of indemnity)

Bagian bagian dari kontrak konstruksi adalah :

o   Surat Perjanjian

o   SSUK

o   SSKK

o   Spesifikasi Teknis, KAK

o   Daftar Kuantitas dan Harga

administrasi pra pelaksanaan

Kualifikasi meupakanproses penilaian kompetensi dan kemampuan uasaha serta pemenuhan persyaratan tertentu lainnya dari penyadia.

v  Metode Pemilihan Penyedia Barang/Jasa.

·         Metode Pelelangan Umum

Metode inilah yang merupakan prinsip utama pengadaan barang, yaitu dilakukan secara terbuka dengan pengumuman secara luas melalui media massa dan papan pengumuman resmi institusi. Biasa dilakukan untuk pengadaan dengan nilai diatas Rp. 100 Juta

·         Metode Pelelangan Terbatas

Secara prinsip, sistem pengumumannya sama dengan pelelangan umum, tetapi di dalam pengumuman tersebut sudah mencantumkan nama penyedia barang/jasa yang dianggap mampu untuk mengerjakan. Jenis ini biasanya digunakan untuk pekerjaan yang penyedianya diyakini terbatas saja, dan untuk pekerjaan yang kompleks

·         Metode Pemilihan Langsung

Merupakan metode pemilihan yang membandingkan sebanyak-banyaknya penawaran dan sekurang-kurangnya 3 penawaran dari penyedia barang/jasa yang telah lulus prakualifikasi. Metode ini cukup diumumkan melalui papan pengumuman resmi institusi atau bila memungkinkan melalui internet. Metode ini biasanya digunakan untuk pekerjaan yang bernilai di antara Rp. 50 Juta sampai Rp. 100 Juta.

·         Metode Penunjukan Langsung

Metode ini langsung menunjuk 1 (satu) penyedia barang/jasa dengan cara melakukan negosiasi teknis maupun harga. Biasanya digunakan dalam keadaan tertentu dan keadaan khusus. Termasuk apabila nilai pengadaan dibawah Rp. 50 Juta

v  Metode penyapaian dokumen penawaran

Terbagi menjadi 3 bagian:

·         Metode satu sampul

Dalam metode ini, dokumen-dokumen administrasi, teknis dan penawaran harga dimasukkan ke dalam satu sampul tertutup kepada panitia/pejabat pengadaan

·         Metode Dua Sampul

Metode ini memisahkan antara dokumen administrasi dan teknis dengan dokumen harga. Dokumen administrasi dan teknis dimasukkan di dalam satu sampul (sampul I) dan diberi label “Dokumen Administrasi dan Teknis”, sedangkan dokumen harga dimasukkan ke dalam sampul lainnya (sampul II) dan diberi label “Dokumen Harga.

·         Metode Dua Tahap.

Metode ini sama dengan metode dua sampul. Yang membedakan adalah, sampul administrasi dan teknis serta sampul harga tidak diserahkan pada waktu yang bersamaan.

v  Metode Evaluasi Penawaran.

·         Metode Evaluasi Kualitas

Metode Evaluasi Kualitas, adalah evaluasi penawaran jasa konsultansi yang digunakan untuk pekerjaan yang mengutamakan kualitas penawaran teknis sebagai faktor yang menentukan terhadap hasil/manfaat secara keseluruhan, lingkup pekerjaan yang sulit ditetapkan dalam KAK. Evaluasi penawaran dilakukan berdasarkan kualitas penawaran teknis terbaik, dilanjutkan dengan klarifikasi dan negosiasi teknis dan biaya.

·         Metode Evaluasi Kualitas dan Biaya

Metode Evaluasi Kualitas dan Biaya, adalah evaluasi pengadaan jasa yang digunakan untuk pekerjaan yang lingkup, keluaran (output), waktu penugasan dan hal-hal lain dapat diperkirakan dengan baik dalam KAK, dan/atau besarnya biaya dapat ditentukan dengan mudah, jelas dan tepat. Evaluasi penawaran dilakukan berdasarkan nilai kombinasi terbaik penawaran teknis dan biaya terkoreksi dilanjutkan dengan klarifikasi dan negosiasi teknis serta biaya.

·         Metode Evaluasi Pagu Anggaran

Metode Evaluasi Pagu Anggaran, adalah evaluasi pengadaan jasa konsultansi yang digunakan untuk pekerjaan yang sudah ada aturan yang mengatur, dapat dirinci dengan tepat, anggarannya tidak melampaui pagu tertentu. Evaluasi penawaran dilakukan berdasarkan kualitas teknis terbaik dari peserta yang penawaran biaya terkoreksi lebih kecil atau sama dengan pagu anggaran, dilanjutkan dengan klarifikasi dan negosiasi teknis serta biaya.

·         Metode Evaluasi Biaya Terendah

Metode Evaluasi Biaya Terendah, adalah evaluasi pengadaan jasa yang digunakan untuk pekerjaan yang bersifat sederhana dan standart. Evaluasi penawaran dilakukan berdasarkan penawaran biaya terkoreksi terendah dari konsultan yang nilai penawaran teknisnya diambang batas persyaratan teknis yang telah ditentukan, dilanjutkan dengan klarifikasi dan negosiasi teknis serta biaya.

Evaluasi terhadap penawaran yang akan dilakukan harus dicantumkan dalam dokumen lelang. Adapun evaluasi penawaran, terdiri atas :

•             Metode Evaluasi Sistem Gugur

Metode ini melakukan penilaian secara berjenjang. Yang pertama dinilai adalah dokumen administrasi. Apabila sesuai dengan yang dipersyaratkan maka dilanjutkan dengan penilaian teknis. Perusahaan yang administrasinya kurang lengkap, langsung digugurkan saat itu juga dan tidak mengikuti penilaian teknis.Selanjutnya dilakukan penilaian teknis terhadap spesifikasi barang/jasa yang ditawarkan.

•             Metode Evaluasi Sistem Nilai.

Metode inilah yang tadi saya sebutkan sering tidak dipahami oleh penyedia barang/jasa. Metode evaluasi ini dilakukan dengan memberikan nilai angka tertentu kepada setiap unsur di dalam penawaran. Kemudian membandingkan jumlah nilai dari setiap penawaran peserta, dimana nilai tertinggilah yang dinyatakan menang

•             Metode Evaluasi Biaya Selama Umur Ekonomis.

Sistem evaluasi ini mirip dengan evaluasi sistem nilai. Dimana nilai ditetapkan kepada barang dengan melihat umur ekonomisnya, sesuai dengan ketentuan yang telah ditetapkan di dalam dokumen pengadaan.Evaluasi ini biasanya digunakan kepada proses pengadaan yang sangat memperhatikan nilai susut barang.

v  Dokumen dokumen pengadaan barang

·         Dokumen Desain

Adalah hasil sebuah perencanaan yang telah diselesaikan oleh Konsultan

Perencana secara lengkap yang akan berfungsi sebagai Dokumen Lelang.

Isi Dokumen Desain : Gambar Rencana, Anggaran Biaya, Spesifikasi, Bill Of

Quantity (BOQ) dan Persyaratan pelelangan

·         Dokumen Lelang (Penawaran)

Adalah dokumen yang digunakan oleh calon peserta lelang sebagai dasar

perhitungan untuk mengajukan harga penawaran. Dokumen ini diberikan

kepada calon peserta lelang setelah melakukan pendaftaran pada panitia

lelang.

Isi Dokumen Lelang (Penawaran) : Gambar Rencana, Spesifikasi dan BOQ

·         Dokumen Kontrak (Pelaksanaan)

Adalah dokumen wajib yang menjadi pegangan yang sah dari Penyedia Jasa

dalam melaksanakan kegiatan pembangunan proyek konstruksi yang

mempunyai ikatan dasar hukum yang kuat melalui kontrak antara Pengguna

Jasa dan Penyedia Jasa.

Isi Dokumen Kontrak (Pelaksanaan) : Gambar kontrak (contract drawing),

Spesifikasi (specification), yarat-syarat umum kontrak (general condition of

contract), Risalah penjelasan pekerjaan (letter of explanation), Penawaran

(bidding proposal) dan Perjanjian pemborongan (formal agreement).